Deep work: jak zaprząc wszystkie swoje szare komórki do pracy i zmusić je do podejmowania lepszych decyzji, nie tylko na giełdzie?

Podejmowanie dobrych decyzji na giełdzie to clou całego programu, jednak sukcesy w wyborze odpowiednich akcji nie biorą się same z siebie. Nikt nie pojawia się na świecie z wrodzonym talentem do inwestowania. Właściwe decyzje inwestycyjne są efektem pracy. Ciężkiej pracy. Godzin spędzonych na czytaniu sprawozdań, raportów i opracowań. Na robieniu researchu z prawdziwego zdarzenia. Na analizowaniu wyników badań czy statystyk i na wyciąganiu z nich odpowiednich wniosków. Skąd wziąć na to wszystko czas?

Każdy inwestor dostaje do dyspozycji tylko 24 godziny w trakcie jednej doby. Nikt nie ma tu forów. Taką samą ilość czasu na przeprowadzenie analizy firmy czy branży i na podjęcie decyzji inwestycyjnej dostaje zarządzający wielomiliardowym funduszem hedgingowym, doświadczony analityk z Goldman Sachs i początkujący inwestor z Polski, który dopiero wpłacił na rachunek maklerski swój pierwszy tysiąc dolarów. Różnica pojawia się tylko w tym, w jaki sposób osoby te zarządzają swoim czasem i jak efektywnie wykorzystują go do zrobienia tego, co chcą zrobić. Kluczowa okazuje się praca w maksymalnym skupieniu, czyli tzw. deep work.

Jak stworzyć system zarządzania czasem

Cal Newport, profesor na Uniwersytecie Georgetown i doktor na słynnym MIT, udowadnia, że wcale nie potrzeba rozszerzać doby do granic możliwości, wypijać hektolitrów kawy i poświęcać cennych godziny snu albo prywatności do tego, żeby zrobić więcej.

Wręcz przeciwnie. Newport podaje wiele przykładów przedsiębiorstw, naukowców i artystów, którzy zastosowali dość nietypową transformację w swoim podejściu do wykonywanych zadań i zamiast rozszerzać, to zrobili zupełnie coś odwrotnego, czyli ograniczyli swój godzinowy dzień pracy.

Czym to poskutkowało? Tym, że w takim samym czasie są w stanie zrobić dużo więcej niż robili do tej pory. Jak to możliwe? Mówiąc w skrócie: jakość postawiona została nad ilość. Okazuje się, że jeśli zastosujemy odpowiednie triki, to zadanie, które do tej pory zajmowało nam cały dzień, będziemy w stanie ukończyć w 4 godziny.

Chodzi tu przede wszystkim o systemowe spojrzenie na czas, którym dysponujemy oraz próbę jego kontroli i reorganizacji. Potraktujmy swoją dobę tak, jak nowy prezes traktuje firmę, do której przychodzi z misją przeprowadzenia restrukturyzacji. Osiągnięcie maksymalnego skupienia na kluczowych celach poprzez deep work to prosta droga do zwiększenia wydajności w pracy.

W pierwszej kolejności zapewne zostanie przeprowadzana analiza obszarów, które są nieefektywne, przez które uciekają z firmy zasoby (pieniądze) wydawane na ponoszenie niepotrzebnych kosztów. Przede wszystkim więc wycieki te zostaną na wstępie zatamowane. W drugiej kolejności firma pozbędzie się obszarów, które są nierentowne i nie wnoszą niczego specjalnego do tzw. corowego biznesu, a w zamian zżerają dużo zasobów osobowych czy kapitałowych. Trzecim elementem, kiedy w firmie zostaną już zachowane wyłącznie procesy, które są istotne z punktu widzenia jej rozwoju, nastąpi ich optymalizacja tak, aby jak najmniejszym kosztem generowały jak najwięcej pozytywnych i oczekiwanych rezultatów. Na koniec tego wszystkiego powstaną odpowiednie dopasowane do indywidualnego przedsiębiorstwa procedury działania, które pomogą to wszystko usystematyzować i które stanowiły będą wytyczne na przyszłość.

Wbrew pozorom do takiej sytuacji można doprowadzić bez potrzeby ponoszenia dodatkowych nakładów finansowych, bez potrzeby zwiększania zatrudnienia, bez konieczności wprowadzania nadgodzin. Wręcz przeciwnie. Często to właśnie okrojenie i ograniczenie personelu prowadzi do zwiększenia efektywności. Mniejsza kadra, która pracuje według zasad deep work nierzadko okazuje się znacznie wydajniejsza od rozbudowanego zespołu wykonującego ten sam zestaw zadań.

Czterodniowy tydzień pracy w Chicago

Kilka lat temu duża firma softwarowa 37Signals z Chicago w ramach eksperymentu wprowadziła na okres wakacji czterodniowy tydzień pracy. Prezes zwyczajnie uznał, że w miesiącach letnich pracownicy powinni korzystać ze słońca, a nie siedzieć w biurze. Jaki to przyniosło efekt dla wyników przedsiębiorstwa? Produktywność pracowników przez te cztery dni okazała się większa niż do do tej pory przez pięć.

Kiedy pracownicy dowiedzieli się, że nagle dostają do dyspozycji tylko cztery dni na wykonanie zadań, które do tej pory zajmowały im pięć, po prostu nie mieli innego wyboru niż lepiej zorganizować sobie dzień pracy, aby uporać się ze wszystkimi obowiązkami bez wydłużania godzin spędzonych w biurze (nadgodziny były zakazane). Tym samym zaczęli stosować się do zasad deep work, znacznie większą uwagę przywiązując do skupienia się na ustalonych uprzednio celach.

Okazało się to całkiem proste i co najważniejsze wykonalne. Późniejsze badania potwierdziły, że pracownicy biurowi (nie tylko w Chicago) w trakcie 8 godzin pracy rzeczywiście na wykonywaniu kluczowych dla firmy zadań spędzają tylko 4-5 godzin. Cała reszta poświęcona jest na bezproduktywne spotkania, wymienianie maili czy rozmowy telefoniczne, które nie posuwają pracy do przodu. Innym pożeraczem czasu są plotki, biurowe intrygi, przeglądanie internetu, robienie zakupów, pisanie sms-ów, sprawdzanie Facebooka czy załatwianie pozostałych spraw prywatnych lub nawet służbowych, które jednak nie są akurat związane z prowadzonym kluczowym projektem czy z inną działalnością ważną z punktu widzenia firmy.

Nikt nie mówi, żeby rezygnować z Facebooka albo z zakupów przez internet. Cal Newport mówi tylko, że powinniśmy nad tymi procesami panować w kontrolowany sposób i sami zarządzać swoim czasem tak jak zarządzalibyśmy własną firmą czy innymi namacalnymi aktywami. Wszystko to dzięki zasadom deep work, czyli stosowania maksymalnego skupienia przy realizacji obowiązków zawodowych.

Prościej powiedzieć niż zrobić? Nic z tych rzeczy. W swojej książce Newport podpowiada i pokazuje krok po kroku jak sprawić, że nasza praca i cały dzień będą o wiele bardziej efektywne i uwolnią tak potrzebne dodatkowe godziny, które będzie można przeznaczyć na przykład na… czytanie sprawozdań finansowych.

Kilka prostych trików, które proponuje Newport, aby usprawnić swój dzień pracy:

1. Kiedy siadasz do pracy nad czymś istotnym, wyłącz WiFi w komputerze i włącz tryb samolotowy w telefonie. To sprawi, że twojej uwagi nie będą rozpraszały przychodzące maile ani wiadomości na Facebooku. Kiedy masz włączony program pocztowy, twój umysł podświadomie oczekuje znajomego dźwięku przychodzącej poczty, który przez lata słyszał wielokrotnie w trakcie dnia. Przez to trudniej mu się skupić na wykonywanym zadaniu. Kiedy wyłączysz dostęp do internetu na ten czas, umysł będzie czuł, że nic mu nie przeszkodzi i że może w pełni zaangażować się w to, co akurat robisz.
2. Maila sprawdzaj tylko dwa razy dziennie, rano i wieczorem, żeby niespodziewane wiadomości, które przychodzą w trakcie dnia i wymagają twojej uwagi, nie zaprzątały ci głowy i nie wybijały cię z rytmu pracy. Nawet jeśli tylko zerkniesz do skrzynki pocztowej i będziesz wiedział, że czeka tam coś, czym musisz się zająć później, twoja uwaga będzie przez najbliższy czas rozproszona i spadnie efektywność pracy nad innym zadaniem. Jeśli twoje stanowisko wymaga tego, abyś był dostępny pod mailem, to program pocztowy włączaj tylko raz na dwie czy raz na półtorej godziny, a w międzyczasie skup się na zadaniu, które jest twoim priorytetem. Naprawdę świat się nie zawali jeśli odpiszesz na maila po 90 minutach zamiast po 30.
3. Wieczorem każdego dnia stwórz plan działań na następy dzień. Określ co musisz jutro zrobić, gdzie i o której zaczniesz to robić oraz do której godziny powinieneś skończyć. Jeśli wyartykułujesz i zapiszesz ten plan na papierze, to zwiększy się szansa, że będziesz się go trzymał. Słowo zapisane ma większą moc i trudniej je zakwestionować.
4. Zanim zaczniesz pracować nad czymś, zastanów się czego potrzebujesz, aby zacząć. Przekąski, kawa, słuchawki, dokumenty, wydruki? Przygotuj wszystko pod ręką, aby w trakcie pracy nie robić przerw i nie wybijać się z rytmu.
5. Planuj przerwy pomiędzy ważnymi zadaniami i w tych przerwach grupuj wykonywanie mało znaczących czynności, jak odpisywanie na maile, sprawdzanie wiadomości, aktualizacja kalendarza i tak dalej. Może to wyglądać tak, że planujesz sobie na jutro zająć się projektem X w godzinach 9-12, potem chcesz zrobić przerwę w godzinach 12-13, a w godzinach 13-16 zacząć pracę nad projektem Y. W czasie prac nad projektem X wyłączasz maila oraz telefon i skupiasz się wyłącznie na zadaniu. Dopiero potem w trakcie przerwy włączasz telefon i oddzwaniasz na nieodebrane połączenia, odpisujesz na maile, wykonujesz małe zadania, które wymagają góra 5 minut, a w międzyczasie jesz lunch czy pijesz kawę. Potem od 13.00 znowu wyłączasz maila oraz telefon i skupiasz się na projekcie Y. O 16.00 włączasz wszystko z powrotem, odpisujesz na maile i oddzwaniasz na połączenia. W ten sposób w trakcie dwóch nieprzerwanych bloków w skupieniu wykonasz o wiele więcej pracy o wyższej jakości, niż gdybyś miał ten proces rozwlec na cały dzień i wybijać się z rytmu co 15 minut, żeby odebrać telefon czy przeczytać maila, który pojawił się w skrzynce. Ta metoda wydaje się banalnie prosta, ale w rzeczywistości potrafi być szalenie skuteczna.
6. Ustawiaj timer, który będzie odliczał deadline do wykonania zadania za które się zabierasz. Jeśli stawiasz sobie za cel przejrzeć trzy raporty i sporządzić z nich krótkie wnioski, ustaw timer, który odliczał będzie od 3 godzin w dół. W ten sposób będziesz miał nad sobą bat, który sprawi, że twoja efektywność wzrośnie, a chęć do rozpraszania się innymi pobocznymi czynnościami zmaleje.
7. Zrób sobie dzień internetowego sabatu. Wybierz jeden dzień w tygodniu, w którym nie będziesz używał internetu ani telefonu. W ogóle. Niech będzie to piątek, sobota lub niedziela. Po prostu z góry ustal, że każdego tygodnia w sobotę nie włączasz komputera, ani nie dotykasz smartfona. Jedynymi dostępnymi narzędziami pracy niech tego dnia będą notes i długopis. Sam zobaczysz jak bardzo zaskoczy cię własna kreatywność. Jeśli masz rodzinę – zaproponuj takie rozwiązanie wszystkim domownikom. Odkryjecie wtedy zupełnie nowy świat.

Więcej o tym dlaczego te i inne metody są tak bardzo skuteczne i dlaczego przekonały do siebie tak wiele osób (naukowców, pisarzy, artystów, programistów itd.), przeczytasz w książce: „Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World” Cal Newport

Pomimo tego, że książka nie ma wiele wspólnego z inwestowaniem w dosłownym sensie, gorąco polecają ją, m.in. Wall Street Journal, Financial Times, The Economist, New York Times czy The Guardian.

Ja tę pozycję wchłonąłem w dwa wieczory i przyznaję, że dawno nie czytałem tak wciągającej i użytecznej lektury, która znajduje potem realne zastosowanie w codziennym życiu. Naprawdę polecam ją każdemu, kto czuje, że chciałby mieć więcej wolnego czasu dla siebie.